Latar Belakang: Hasil survey Indeks kepuasan masyarakat di Rumah Sakit Umum Daerah Kota Yogyakarta tahun 2015 dengan kategori kecepatan pelayanan mencapai 72,01% dengan kinerja unit pelayanan baik. Namun masih terdapat keluhan baik interna maupun eksterna tentang waktu menunggu berkas rekam medis. Tujuan dari penelitian ini adalah untuk Menganalisa proses penyediaan dan pendistribusian berkas rekam medis di poliklinik RSUD Yogyakarta serta Menganalisa faktor-faktor yang menyebabkan ketidaktepatan waktu penyediaan dan pendistribusian berkas rekam medis sampai di poliklinik RSUD Yogyakarta. Metode: Penelitian ini menggunakan mix methode yaitu metode kuantitatif dan kualitatif. Populasi pasien poliklinik tahun 2015 sebanyak 108.451, teknik pengambilan sampel obyek dengan purposive sampling sebanyak 399 berkas rekam medis, sedangkan sampel subyek penelitian adalah 2 petugas pendaftaran, 2 petugas filing, 1 petugas tracer, 2 petugas distribusi, 2 petugas verifikasi dan 3 perawat poliklinik. Teknik pengumpulan data dengan cara observasi, wawancara dan studi dokumentasi. Data kuantitatif dianalisis secara deskriptif, sedangkan data kualitatif dianalisis mengunakan coding. Hasil: Persentase ketepatan waktu dalam penyediaan dan pendistribusian berkas rekam medis sesuai dengan permenkes nomor 129 tahun 2008 adalah sebanyak 13 berkas rekam medis atau 3%, sedangkan ketepatan waktu dalam penyediaan dan pendistribusian Xiii berkas rekam medis menurut SPO rumah sakit sebanyak 106 berkas rekam medis atau 27%. Rata-rata waktu yang diperlukan untuk penyediaan dan pendistribusian berkas rekam medis selama 41 menit 43 detik. Simpulan: Kedisiplinan petugas mengembalikan berkas rekam medis akan membantu ketepatan waktu dalam penyediaan dan pendistribusian berkas rekam medis. Penyusunan SPO dalam pendistribusian merupakan upaya perbaikan yang utama sebagai acuan pelaksanaan pendistribusian berkas rekam medis di RSUD Kota Yogyakarta.